Als je hulp krijgt van de Viersprong, maken we een dossier aan. Hierin staan alle gegevens die te maken hebben met je behandeling, zoals je persoonlijke zorgplan. Welke informatie of gegevens precies in het dossier moeten worden gezet, is per behandeling anders. De behandelaar van de Viersprong bepaalt dit voor jou, maar het hangt ook af van bepaalde wetten en/of voorschriften.
De Viersprong werkt met vragenlijsten tijdens je behandeling. Je vult de vragenlijsten in en krijgt met je behandelaar beter zicht op de voortgang en de resultaten (het effect) van de behandeling. We beveiligen je dossier en de ingevulde vragenlijsten en slaan deze elektronisch op om te bewaren.
Inzagerecht: je mag je dossier zelf lezen
Jouw dossier gaat over jouw lichaam en gezondheid . Daarom heb je het recht om je dossier te lezen en er een kopie van te ontvangen. Dit geldt niet voor informatie die in jouw dossier staat die gaat over iemand anders. Bijvoorbeeld verslagen van gesprekken met je partner of familieleden. Als jij niet aanwezig was bij een gesprek, moeten zij eerst toestemming geven voor jij dit mag lezen. Dit is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wie jouw dossier mogen lezen, hangt af van je leeftijd
Volwassenen en jongeren vanaf 16 jaar mogen hun dossier zelf inzien. Bij kinderen jonger dan 16 jaar hebben ook ouders rechten:
- kinderen tot 12 jaar
Als kind mag je het dossier alleen inzien met toestemming van je ouders. Je ouders mogen het dossier ook inzien. Tenzij de hulpverlener vindt dat dat niet kan op basis van goed hulpverlenerschap - kinderen van 12-16 jaar
Je mag je dossier zelf inzien. Je ouders hebben alleen recht op informatie die zij nodig hebben om toestemming te kunnen geven voor de behandeling. Je kunt hiertegen bezwaar maken.
Anderen toestemming geven voor jouw dossier
Op bepaalde medewerkers van de Viersprong na, mag niemand anders het dossier inzien, tenzij je daar zelf toestemming voor geeft. Je kan (mondeling of schriftelijk) bij je behandelaar van de Viersprong vragen om je dossier in te zien. De behandelaar heeft wel tijd nodig om dit voor te bereiden. Je hebt recht op kopieën van je dossier. Dit heet het recht op afschrift.
Recht op aanvulling en correctie : je dossier laten aanpassen
Als je een andere mening hebt dan die in jouw dossier staat, heb je het recht om een ‘eigen verklaring’ te laten opnemen in het dossier. De behandelaar is verplicht hieraan mee te werken. Je kunt ook vragen om wijzigingen te laten aanbrengen. Dit veranderen van gegevens in je dossier heet: het recht op correctie. Correcties (veranderingen) mogen alleen gaan over gegevens die feitelijk onjuist zijn.
Bijvoorbeeld: persoonsgegevens, zoals je geboortedatum, kunnen veranderd worden als die niet goed zouden zijn. Diagnoses, indrukken, meningen en conclusies (adviezen of besluiten) van je behandelaar horen niet bij dit recht en kunnen dus niet aangepast of veranderd worden.
Hoe je kunt aanvullen of aanpassen, hangt af van je leeftijd
Volwassenen en jongeren vanaf 16 jaar mogen hun dossier zelf laten aanvullen of aanpassen. Bij kinderen jonger dan 16 jaar hebben ook ouders rechten:
- tot 12 jaar
Je mag je dossier zelf nog niet laten aanvullen of aanpassen. Dit recht hebben alleen je ouders. - van 12-16 jaar
Heb je een andere visie of mening dan wat er in je dossier staat? Dan mag je het dossier aanvullen met een ‘eigen verklaring’. Je mag nog geen aanpassingen doorgeven. Dit recht hebben alleen je ouders.
Bewaartermijn van 20 jaar
Je dossier moet volgens de wet 20 jaar bewaard worden. Dit noemen we: de ‘bewaartermijn’. De bewaartermijn start wanneer we je dossier sluiten. Bij kinderen en jongeren gaat de bewaartermijn van 20 jaar pas in als je 18 jaar bent. Dit is zo geregeld omdat je vanaf je vanaf je 18e jaar wettelijk handelingsbekwaam wordt geacht.
Voorbeeld: je bent 16,5 jaar oud en sluit de behandeling af. Het dossier wordt bewaard tot je 38 jaar bent, namelijk 18 jaar + 20 jaar.
Na afloop van de bewaartermijn moet het dossier vernietigd worden. Als er geen belangrijke redenen zijn om de gegevens langer te bewaren, moet je dossier na 20 jaar worden vernietigd.
Langer (laten) bewaren
We kunnen je dossier langer bewaren bij:
- erfelijke aandoening(en)
Als er sprake is van een erfelijke aandoening waarbij het belang van nakomelingen (kinderen, kleinkinderen en zo verder) speelt, is de verplichte bewaartermijn 115 jaar vanaf de geboortedatum van de cliënt. - goed hulpverlenerschap
Jouw medische gegevens kunnen langer bewaard worden als jouw hulpverlener inschat dat dit belangrijk is. Dit is bijvoorbeeld het geval als sprake is van een chronische psychiatrische aandoening. - verzoek van de cliënt
Je kunt de hulpverlener vragen bepaalde (medische) gegevens langer dan 20 jaar te bewaren.
Recht op dossiervernietiging: je dossier eerder weggooien
Volwassenen en jongeren vanaf 16 jaar kunnen om vernietiging van hun gegevens vragen. Zo wordt de bewaartermijn korter dan 20 jaar. Dit verzoek moet binnen drie maanden beantwoord zijn.
Bij kinderen jonger dan 16 jaar hebben ook ouders rechten:
- tot 12 jaar
Alleen je ouders kunnen vragen om je dossier eerder weg te gooien. - van 12-16 jaar
Je kunt vragen om je dossier eerder weg te gooien. Je ouders moeten hiervoor toestemming geven.
Vernietiging wordt geweigerd indien er sprake is van een belang voor anderen, bijvoorbeeld bij een juridische procedure (een rechtszaak bijvoorbeeld) die je tegen je hulpverlener hebt aangespannen of als er aanhoudende zorgen zijn rondom de veiligheid van jou of anderen binnen jouw huishouden.
Recht op dataportabiliteit : je dossier meenemen
Je hebt het recht om je dossier na het einde van je behandeling mee te nemen op een gebruiksvriendelijke manier. Bijvoorbeeld zodat je deze kunt overdragen aan een andere hulpverlener. Daarmee verdwijnt je dossier niet bij de Viersprong (bewaarplicht).